Web制作会社を選ぶ前に、社内で決めておくこと
制作会社を選ぶとき、比べるのはたいてい見積の金額と、過去に作ったサイトの見た目です。どちらも大事な判断材料なのは間違いありません。
ただ、制作がうまく進むかどうかは、どこに頼むかと同じくらい、頼む側の準備で決まります。原稿がいつまでも揃わない。デザインがほぼ決まったところで、社長の一言でやり直しになる。公開した翌月から、誰もサイトを触らなくなる。こうしたつまずきの多くは、制作会社を選ぶ前の段階で防げます。
今回は、制作会社に声をかける前に、社内で決めておきたいことを5つに分けて書いてみます。
決めてから選ぶと、比べる軸が変わる
先に準備の話をするのには、もう一つ理由があります。社内で決めたことが、そのまま制作会社を選ぶ基準になるからです。
たとえば、社内に原稿を書ける人がいないとわかっていれば、取材や原稿作成まで引き受けてくれる会社を選ぶ必要があります。公開後の更新を自社でやりたいなら、社内で更新しやすい作りにしてくれるかどうかが比較のポイントになります。
逆に、何も決めないまま見積を集めると、各社の提案の前提がばらばらになります。A社は原稿作成込み、B社は原稿は支給前提。金額の差が何から来ているのかがわからず、結局は安いほうか、見た目の好みで選ぶことになります。
目的は、一文で言えればいい
一つめは、サイトを作る目的です。
これについては以前、別の記事で詳しく書きました。誰に、何をしてもらいたいのか。新しい取引先からの相談なのか、求職者からの応募なのか、既存のお客さんに安心してもらうことなのか。
ここでは細かい戦略まで固める必要はありません。社内の誰に聞いても同じ答えが返ってくる一文があれば十分です。それが決まっていれば、制作会社との最初の打ち合わせで、話がデザインの好みから始まらずに済みます。
窓口になる人と、決める人
二つめは、制作会社とのやりとりを誰が担うかです。
窓口の担当者と、最終的に決める人は、別でも構いません。むしろ中小企業では、日々のやりとりは総務や営業の方が担当し、大きな判断は社長がする、という形が多いと思います。
問題になるのは、その分担があいまいなときです。窓口の担当者に判断の権限がなく、何を聞かれても持ち帰りになる。社長に確認しようとしても、なかなか時間が取れない。その間、制作は止まります。
だから、窓口の人がその場で決めていいことと、持ち帰って確認することを、先に分けておきます。文言の細かな修正は担当の判断でいい。ページ構成やデザインの方向は社長が見る。持ち帰ったものは何日以内に返す。これだけ決めておくだけでも、やりとりの速さはかなり変わります。
原稿と写真を、誰がいつまでに出すか
三つめは、サイトに載せる中身の準備です。
制作のスケジュールが遅れる原因として、とても多いのがここです。制作会社がデザインを仕上げても、載せる文章と写真が揃わない。会社の紹介文、サービスの説明、事例、社員の写真。どれも社内からしか出てこないものです。
まず、原稿を誰が書くのかを決めます。社内で書くのか、制作会社に取材してもらって書いてもらうのか。社内で書くなら、本業の合間に何本書けるのかを現実的に見積もっておきます。書けないとわかっているなら、それを最初に制作会社に伝えたほうがいい。見積もスケジュールも、それを前提に組んでもらえます。
写真も同じです。撮影を頼むのか、手元の写真を使うのか。現場の写真を使う場合は、写っている人やお客さんの許可が要ることもあります。事例を載せるなら、取引先に掲載してよいかを確認する時間も必要です。
誰が、何を、いつまでに出すのか。これを一覧にしておくと、制作会社とのスケジュールの話が具体的になります。
確認は、誰が、何回まで
四つめは、制作途中の確認と承認の流れです。
制作は、構成、デザイン、原稿、公開前の最終チェックと、いくつかの段階を踏んで進みます。そのたびに社内の確認が入ります。ここで起きやすいのが、確認する人が途中で増えることです。
構成とデザインは窓口の担当者と制作会社で進めてきた。ところが公開直前になって、初めて見た役員から大きな修正が入る。それまでの前提が崩れて、やり直しになる。制作会社にとっても、頼む側にとっても、いちばん負担の大きいパターンです。
防ぐ方法は単純で、どの段階で誰が見るかを最初に決めておくことです。社長が最後に見るなら、最後だけでなく、構成の段階でも一度見てもらう。確認する人は絞る。修正をまとめて返す回数と、返す期限も決めておく。
制作会社との契約に修正の回数が決められていることもあります。社内の確認の仕方が決まっていないと、その回数をすぐに使い切ってしまいます。
公開した翌月に、誰が何をするか
五つめは、公開後の運用です。
これも別の記事で詳しく書きましたが、制作会社との関係は、納品の日にいったん区切りがつくことが多いです。公開後に誰がサイトを更新し、何を見て、次に何を直すのか。ここが決まっていないと、どんなに良いサイトでも、そこから止まります。
選ぶ前の段階では、細かく決めなくても構いません。公開後の更新を社内でやるのか、制作会社に続けて頼むのか。その大まかな方向だけでも決めておくと、制作会社に何を求めるかが変わります。社内で更新するなら、更新の手順を教えてもらえるか。続けて頼むなら、月にどの程度の対応をしてもらえるのか。どちらも、選ぶときに確かめておきたい点です。
紙一枚にまとめて、制作会社に渡す
ここまでの5つを、紙一枚にまとめてみてください。目的の一文。窓口と決める人。原稿と写真の担当と期限。確認の流れ。公開後の運用の方向。
全部が埋まらなくても大丈夫です。決まっていないところは「未定」と書いておけば、それ自体が制作会社への大事な情報になります。
この一枚を、見積を頼むときに各社に渡します。前提が揃うので、見積を比べやすくなります。そして、この一枚に対してどんな質問を返してくるかで、制作会社の姿勢も見えてきます。未定の部分を一緒に考えようとしてくれる会社なら、制作のあとも相談しやすい相手になるはずです。
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